Privacy Policy inzake de verwerking van persoonsgegevens door Dutch FilmWorks in het

kader van online handhaving van intellectuele eigendomsrechten 

Dit document is opgesteld met het oog op een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens door Dutch FilmWorks in het kader van de online handhaving van intellectuele eigendomsrechten zoals opgenomen in het meldingenregister van de Autoriteit Persoonsgegevens onder nummer m1651921. 

I. ALGEMENE BEPALINGEN 

 

Artikel 1 - Definities 

In deze Privacy Policy wordt verstaan onder: 

  1. AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

  2. Betrokkene: natuurlijke persoon op wie een persoonsgegeven betrekking heeft die wordt verwerkt door DFW in het kader van de online handhaving van IE-rechten. 

  3. BitTorrent-gebruikers: internetgebruikers die torrent-bestanden uitwisselen via BitTorrent-netwerken; 

  4. BitTorrent-netwerk: methode van peer-to-peer filesharing om via internet grote bestanden, zoals films, (televisie)series, muziek, games etc. eenvoudig en snel uit te wisselen met andere gebruikers; 

  5. Online handhaving van IE-rechten: handhaven van intellectuele eigendomsrechten door Dutch FilmWorks door gegevens te verzamelen van BitTorrent-gebruikers die ongeautoriseerd beschermde content uit de Dutch FilmWorks catalogus uitwisselen via BitTorrent-netwerken; 

  6. Persoonsgegeven(s): alle gegevens, onder het beheer van Dutch FilmWorks, betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; 

  7. Privacy Security Officer: een door Dutch FilmWorks geautoriseerde persoon verantwoordelijk voor alles wat te maken heeft met de bescherming van persoonsgegevens conform de AVG in het kader van de online handhaving van intellectuele eigendomsrechten; 

  8. Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; 
     

Artikel 2 - Toepassingsgebied 

Deze Privacy Policy is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens door Dutch FilmWorks in het kader van de online handhaving van IE-rechten zoals gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en gepubliceerd in het Meldingenregister onder nummer m1651921. 

II. DOELOMSCHRIJVING EN TOETSINGSKADER 

 

Artikel 3 - Doelomschrijving 

Dutch FilmWorks stelt zich tot doel intellectuele eigendomsrechten actief te handhaven door op te treden tegen online inbreuk die bestaat uit het ongeautoriseerd uitwisselen van specifieke titels uit haar catalogus via BitTorrent-netwerken. Onder handhaven valt mede het bevorderen en het verkrijgen van een afdoende juridische bescherming van intellectuele eigendomsrechten. 

 

Artikel 4 - Verwerking van persoonsgegevens 

  1. Persoonsgegevens mogen uitsluitend worden verwerkt voor het doel zoals omschreven in artikel 3. 

  2. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor deze zijn verkregen. 

  3. Bij de beoordeling of een verwerking onverenigbaar is wordt in elk geval rekening gehouden met: 

  • de verwantschap tussen het doel van de beoogde verwerking en het doel waarvoor de gegevens zijn verkregen; 

  • de aard van de betreffende gegevens; 

  • de gevolgen van de beoogde verwerking voor de Betrokkene(n); 

  • de wijze waarop de gegevens zijn verkregen; 

  • de mate waarin jegens de Betrokkene(n) wordt voorzien in passende waarborgen. 

   4. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij

       worden verwerkt toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. 

 

Artikel 5 – Verwerking persoonsgegevens minderjarigen 

  1. Zodra Dutch FilmWorks bij contact met de Betrokkene constateert dat Persoonsgegevens een minderjarige betreffen zal DFW hier bij eventueel te nemen vervolgstappen rekening mee houden. 

  2. Afhankelijk van de concrete omstandigheden van het geval, waaronder de ernst en omvang van de inbreuk(en), zal DFW besluiten of zij van vervolgstappen afziet. Wanneer zulks het geval is zullen de gegevens van Betrokkene onmiddellijk en onherroepelijk worden verwijderd. 

  3. Wanneer DFW besluit over te gaan tot handhaving zullen degene(n) belast met het ouderlijk gezag of de voogdij op grond van art. 6:169 BW op de onrechtmatige gedraging van de minderjarige worden aangesproken. 

  4. Bij het bereiken van de leeftijd van achttien jaar zullen de Persoonsgegevens van Betrokkene die ten tijde van de laatste verwerking de leeftijd van veertien jaar nog niet had bereikt, onmiddellijk en onherroepelijk worden verwijderd. 

 

III. TOEGANG EN VERSTREKKING VAN GEGEVENS 

 

Artikel 6 - Toegang tot persoonsgegevens 

  1. Dutch FilmWorks heeft een beperkt aantal individuele medewerkers geautoriseerd die rechtstreeks toegang hebben tot de Persoonsgegevens die zijn verkregen in het kader van de in artikel 3 omschreven doeleinden. Deze medewerkers zullen het onderzoek naar deze gegevens uitvoeren naast hun overige dagelijkse werkzaamheden. 

  2. De geautoriseerde medewerkers van Dutch FilmWorks die betrokken zijn bij het Verwerken van persoonsgegevens in het kader van de online handhaving van IE-rechten hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens indien zij deze Privacy Policy onderschrijven. 

 

Artikel 7 - Geheimhoudingsplicht 

Alle medewerkers van Dutch FilmWorks die betrokken zijn bij het verwerken van persoonsgegevens in het kader van de Online handhaving van IE-rechten zijn verplicht tot geheimhouding jegens derden van de gegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling daarvan verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. 

 

Artikel 8 - Verstrekking van persoonsgegevens 

  1. De in artikel 6 genoemde medewerkers die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de Online handhaving van IE-rechten zullen, indien zij in het kader van hun taakuitoefening persoonsgegevens aan derden dienen te verstrekken, de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht nemen. 

  2. Door de medewerkers zoals beschreven in lid 1 worden (delen van) persoonsgegevens slechts verstrekt aan derden voor zover dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden zoals bepaald in artikel 3. 

  3. Verstrekking vindt slechts plaats aan: 

  • De advocaten die de belangen van Dutch FilmWorks behartigen, voor zover de verstrekking van de gegevens noodzakelijk is voor het voeren of doen voeren van gerechtelijke procedures tegen de Betrokkenen of ISP’s.; 

  • (advocaten van) mede-rechthebbenden, voor zover de verstrekking van de gegevens noodzakelijk is voor het voeren of doen voeren van gerechtelijke procedures in verband met inbreuk op intellectuele eigendomsrechten; 

   4. Persoonsgegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar landen buiten de Europese

       Economische Ruimte (EER) indien dat land geen passend beschermingsniveau van

       persoonsgegevens waarborgt. Mocht de situatie zich voordoen dat de gegevens wel dienen te

       worden doorgegeven naar een land buiten de EER dat een lagere mate van bescherming biedt

       dan de wetgeving binnen de EER draagt DFW voor passende waarborgen teneinde zoveel mogelijk

       te garanderen dat de doorgifte plaatsvindt in overeenstemming met de in de EER geldende

       privacywetgeving.

 

IV. INFORMEREN BETROKKENEN 

 

Artikel 9 - Informatieplicht naar betrokkenen 

  1. Zodra Dutch FilmWorks beschikt over de daartoe benodigde (contact)informatie zal zij Betrokkene(n) schriftelijk informeren over haar identiteit, de verwerking van Persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor deze zijn verkregen. 

  2. Dutch FilmWorks zal Betrokkene(n) zoveel mogelijk nadere informatie verstrekken indien het handhavingsbelang dit toelaat voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij zijn verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt, nodig is om tegenover de betrokkene(n) een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen. 

 

Artikel 10 – Recht van verzet 

  1. Betrokkene heeft te allen tijde het recht verzet aan te tekenen bij Dutch FilmWorks in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. Het aantekenen van verzet is vormvrij en kan
    derhalve ook mondeling worden gedaan. 

  2. Het is aan betrokkene om deze bijzondere persoonlijke omstandigheden ter kennis van Dutch FilmWorks te brengen en te motiveren. 

  3. Dutch FilmWorks beoordeelt binnen vier weken na ontvangst van het verzet of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is, beëindigt Dutch FilmWorks terstond de verwerking en zullen de gegevens van Betrokkene worden verwijderd. Indien het verzet niet ingewilligd wordt, wordt dit schriftelijk en met redenen omkleed kenbaar gemaakt aan Betrokkene. 

  4. Indien moet worden geconcludeerd dat sprake is van een verzoek dat duidelijk ongegrond dan wel excessief is behoudt Dutch FilmWorks zich het recht voor kosten in rekening te brengen aan Betrokkene bij het afwijzen van diens verzoek(en).

 

Artikel 11 - Verzoeken van betrokkenen 

  1. Betrokkene heeft het recht om een verzoek in te dienen om de hem betreffende Persoonsgegevens in te zien, aan te vullen, te wijzigen, corrigeren en/of te verwijderen indien deze feitelijk onjuist zijn, onvolledig of niet ter zake dienend voor het doel dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. De wet maakt een uitzondering voor betrokkenen jonger dan 16 jaar of personen die onder curatele zijn gesteld. In dat geval dient een dergelijk verzoek door de wettelijke vertegenwoordiger te worden verricht. 

  2. Verzoeken dienen schriftelijk en gemotiveerd per post of per e-mail te worden verstuurd naar Dutch FilmWorks t.a.v. de Privacy Security Officer per de daarvoor ingestelde contactgegevens zoals raadpleegbaar op haar website. Het verzoek dient te worden voorzien van een ondergetekende kopie van een geldig legitimatiebewijs, waarbij de pasfoto en het BSN-nummer onherkenbaar en onleesbaar zijn gemaakt. Indien het verzoek wordt ingediend door een wettelijke vertegenwoordiger van een minderjarige dient van beiden een kopie van een geldig legitimatiebewijs te worden bijgevoegd. 

  3. Op een verzoek tot inzage zal door DFW binnen vier weken na ontvangst schriftelijk worden voldaan door een overzicht te verstrekken van de door DFW verwerkte gegevens, tenzij er gronden zijn op basis waarvan een dergelijk verzoek niet gehonoreerd kan worden. Indien het verzoek wordt geweigerd zal dit schriftelijk en met redenen omkleed aan Betrokkene kenbaar worden gemaakt. 

  4. Op een verzoek tot aanvulling, wijziging, correctie en/of verwijdering van gegevens zal door DFW binnen vier weken na ontvangst Betrokkene schriftelijk informeren of dan wel in hoeverre zij aan het verzoek voldoet. Indien het verzoek wordt geweigerd zal dit schriftelijk en met redenen omkleed aan Betrokkene kenbaar worden gemaakt. Bij honorering van het verzoek waarbij de gegevens worden verbeterd, aangevuld of verwijderd zal DFW de Betrokkene hiervan in kennis stellen, tenzij dit onmogelijk is of onevenredige inspanning vergt. 

  5. Mocht de betrokkene van mening zijn dat de antwoorden van Dutch FilmWorks onvoldoende aan zijn verzoek(en) voldoen, dan heeft hij de mogelijkheid zich tot de directie van Dutch FilmWorks te wenden. De betrokkene dient daarvoor wederom zijn verzoek schriftelijk toe te zenden. 

 

V. BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS 

 

Artikel 12 - Beveiliging van persoonsgegevens 

  1. Dutch FilmWorks heeft passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd ter bescherming van Persoonsgegevens tegen verlies, ongeautoriseerde kennisname, toegang, gebruik en enige andere vorm van onrechtmatige verwerking door onbevoegden. 

  • Fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, inclusief organisatorische beveiliging; 

  • Inbraakalarm met melding naar een meldkamer; 

  • Camera bewaking op diverse plaatsen waar het pand van Dutch FilmWorks kan worden betreden; 

  • Logische toegangscontrole tot het interne computernetwerk met behulp van gepersonaliseerde inloggegevens: gebruikersnamen en wachtwoorden met ieder een eigen specifiek toegangsprofiel; 

  • De persoonsgegevens worden opgeslagen op een separate beveiligde server; 

  • De separate server kan niet worden benaderd middels een VPN-connectie maar is alleen benaderbaar indien men zich in het pand van Dutch FilmWorks bevindt. Overigens is de normale server van Dutch FilmWorks alleen extern te benaderen door vertrouwde en geautoriseerde VPN-connecties. 

  • De WiFi connecties zijn gescheiden van het Dutch FilmWorks netwerk en deze hebben een uiterst beperkte functionaliteit; 

  • De separate server is volledig gescheiden van het Dutch FilmWorks netwerk en de inlognamen en wachtwoorden zijn onafhankelijk van het Dutch FilmWorks netwerk; 

  • Controle op toegekende bevoegdheden in het kader van de online handhaving van intellectuele eigendomsrechten door de Privacy Security Officer; 

  • Encryptie van de gegevens indien deze elektronisch c.q. digitaal worden verzonden via een externe server. 

   2. Dutch FilmWorks ziet erop toe dat deze maatregelen, rekening houdend met de stand van de

       techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging een passend beveiligingsniveau bieden. Indien

       zich veranderingen voordoen in de de bedrijfsomstandigheden, wettelijke vereisten of de

       technische omgeving worden de beveiligingsmaatregelen conform herzien en aangepast

       en/of aangevuld. 

   3. Alle medewerkers van Dutch FilmWorks dienen de in lid 1 genoemde maatregelen te allen tijde in

       acht te nemen. 

 

Artikel 13 - Verantwoordelijke voor bescherming en opslag van persoonsgegevens 

  1. Als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens treedt op: de directie van Dutch FilmWorks. De directie van Dutch FilmWorks is tevens verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van bedrijfsprocessen, waaronder begrepen de informatiebeveiliging, en voor het adequaat functioneren daarvan. De directie is primair verantwoordelijk voor het kiezen, uitvoeren en handhaven van informatiebeveiligingsmaatregelen. 

  2. De verantwoordelijke wordt vertegenwoordigd en bijgestaan door de Privacy Security Officer. De Privacy Security Officer draagt zorg voor: 

  • De naleving van de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens conform de AVG en nationale wet- en regelgeving alsmede dit policy;

  • Het treffen van de nodige maatregelen om de juistheid van de verwerkte persoonsgegevens te waarborgen; 

  • Het implementeren van de nodige technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van persoonsgegevens tegen verlies, ongeautoriseerde kennisneming of wijziging en tegen verstrekking van deze gegevens aan onbevoegden. Hiertoe kan behoren het (laten) uitvoeren van risicoanalyses voor de informatiesystemen en vergroting van het beveiligingsbewustzijn bij de medewerkers van Dutch FilmWorks. 

  • Het optreden als contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens alsmede betrokkenen inzake met verwerking van persoonsgegevens verband houdende aangelegenheden, alsmede voor betrokkenen inzake verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van Persoonsgegevens conform Hoofdstuk III AVG.  

  • Het aanbrengen van wijzigingen in dit protocol, indien veranderende wet- en regelgeving en/of omstandigheden dat noodzakelijk maken. 

  • Het fungeren als aanspreekpunt voor Dutch FilmWorks op het gebied van privacy gerelateerde kwesties. 

 

VI. BEWAREN EN VERWIJDEREN VAN PERSOONSGEGEVENS 

 

Artikel 14 - Bewaartermijn 

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene(n) te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt zoals uiteengezet in artikel 3 of op grond van de geldende wet- en regelgeving is toegestaan. De minimale bewaartermijn bedraagt 3 maanden teneinde te prioriteren, aan de hand van de aard van de inbreuk, welke Betrokkene wanneer in rechte zal worden aangesproken. Daartoe zullen deze gegevens ieder jaar gecontroleerd worden en indien nodig opgeschoond. Dit geldt met name voor persoonsgegevens die onjuist blijken te zijn of die niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor deze zijn verkregen. De maximale bewaartermijn bedraagt 5 jaar zoals bepaald in artikel 3:310 BW, met uitzondering van persoonsgegevens zoals opgenomen in juridische documenten waaronder maar niet beperkt tot rechterlijke verboden en onthoudingsverklaringen. 

Artikel 15 - Verwijdering van opgeslagen persoonsgegevens 

Persoonsgegevens die niet langer voor de doeleinden zoals omschreven in artikel 3 noodzakelijk zijn worden zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval na 5 jaar verwijderd. 

VII. SLOTBEPALING 

 

Artikel 16 - Slotbepaling 

Dit document is voor het laatst gewijzigd op 20 september 2018. 

Privacy Policy Online Handhaving